Sự Thật Về Microsoft 365 Backup: Tích Hợp Sẵn Hay Mua Thêm? Liệu Bạn Có Đang Bỏ Lỡ Một Giải Pháp Thông Minh Hơn?

Microsoft 365 là nền tảng hàng đầu cho cộng tác và năng suất, mang đến cho doanh nghiệp toàn cầu những công cụ như OneDrive, SharePoint, Exchange và Teams. Với vai trò hỗ trợ hàng triệu tổ chức trên toàn thế giới, việc đảm bảo khả năng bảo vệ dữ liệu mạnh mẽ là điều bắt buộc. Nhưng Microsoft thực sự cung cấp những gì ngay trong gói dịch vụ? Liệu chúng có đủ để đối phó với các mối đe dọa như ransomware, xóa nhầm dữ liệu, hay yêu cầu tuân thủ pháp lý? 

Một sự thật quan trọng thường bị bỏ qua: Microsoft 365 không có giải pháp sao lưu toàn diện tích hợp sẵn trong các gói thuê bao tiêu chuẩn. Trong bối cảnh mối đe dọa mạng ngày càng gia tăng cùng với rủi ro nội bộ, khoảng trống này trong việc bảo vệ dữ liệu có thể khiến doanh nghiệp của bạn dễ bị tổn thương. Việc chỉ dựa vào các thiết lập mặc định của Microsoft có thể khiến tổ chức đối mặt với nguy cơ mất dữ liệu nghiêm trọng. Đã đến lúc nhìn nhận thực tế về Microsoft 365 Backup và khám phá những giải pháp thông minh hơn để giữ an toàn cho dữ liệu của bạn. 

Bức Tranh An Ninh Mạng Hiện Nay 

Các mối đe dọa mạng đang ngày càng khốc liệt, với ransomware, malware và tấn công phishing ngày càng tinh vi. Theo Báo cáo Điều tra Vi phạm Dữ liệu Verizon (DBIR) 2025, ransomware liên quan đến 44% các vụ vi phạm dữ liệu được xác nhận, tăng đáng kể so với mức 32% của năm trước. Báo cáo đã phân tích 22.052 sự cố an ninh thực tế, trong đó 12.195 vụ được xác nhận là vi phạm dữ liệu. Ngoài ra, việc khai thác lỗ hổng tăng 34%, và các vụ việc có sự liên quan của bên thứ ba đã tăng gấp đôi lên 30%. Không chỉ dừng lại ở các mối đe dọa bên ngoài, rủi ro nội bộ như xóa nhầm dữ liệu, lỗi con người, hay mối nguy từ nội bộ (cố ý hoặc vô tình) cũng tiếp tục đe dọa an ninh dữ liệu. 

Những con số này nhấn mạnh một sự thật quan trọng: các cơ chế bảo vệ mặc định của Microsoft 365 không đủ để đảm bảo an ninh dữ liệu toàn diện. Doanh nghiệp cần các giải pháp sao lưu và khôi phục mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu quan trọng, tránh mất mát hoặc bị xâm phạm. 

Những Gì Được Tích Hợp Trong Microsoft 365 Để Bảo Vệ Dữ Liệu? 

Microsoft 365 cung cấp một số tính năng gốc (native features) nhằm bảo vệ dữ liệu của bạn mà không phát sinh thêm chi phí. 

Cách Kiểm Tra Gói Dịch Vụ Của Bạn 

Truy cập https://account.microsoft.com → Subscriptions để xem các tính năng có trong gói đăng ký. 

Microsoft 365 Backup (Dịch vụ Add-On) 

Để giải quyết khoảng trống này, Microsoft đã ra mắt Microsoft 365 Backup – một dịch vụ add-on nhằm cung cấp khả năng sao lưu và khôi phục dữ liệu chuyên biệt cho hệ sinh thái Microsoft 365. Dịch vụ này không nằm trong gói thuê bao chuẩn mà phải kích hoạt riêng. 

Các tính năng chính 

• • Phạm vi sao lưu (Backup Scope): Hỗ trợ sao lưu toàn bộ OneDrive, SharePoint Sites, và Exchange Mailboxes. 
  • Thời gian lưu trữ (Retention Period): Dữ liệu được giữ lại trong 1 năm, với điểm khôi phục tạo ra mỗi 10 phút trong 2 tuần đầu và snapshot hàng tuần từ 2–52 tuần. 
  • Mức độ chi tiết (Granularity): Sao lưu theo cấp độ tài khoản, site, hoặc mailbox. Việc khôi phục chi tiết (file/email riêng lẻ) vẫn đang phát triển cho OneDrive & SharePoint. 
  • Tốc độ khôi phục (Restore Speeds): Có thể xử lý 1–3 TB/giờ cho tối đa 1.000 tài khoản, site, hoặc mailbox. 
  • Thanh toán (Billing): Tính phí theo mô hình pay-as-you-go. 

Mặc dù Microsoft 365 Backup cung cấp một nền tảng vững chắc để bảo vệ dữ liệu trên nền tảng đám mây, nhưng nó không hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu của tất cả tổ chức do một số hạn chế như thời gian lưu trữ ngắn và thiếu khả năng bảo vệ thiết bị đầu cuối.

Hạn chế của Microsoft 365 Backup 

• • Phạm vi giới hạn: Chỉ sao lưu OneDrive, SharePoint và Exchange Online. 
  • Giới hạn lưu trữ: Tối đa 1 năm, không đáp ứng các ngành yêu cầu lưu trữ dài hạn (tài chính, pháp lý, y tế…). 
  • Không có lưu trữ air-gapped: Backup vẫn trong hạ tầng Microsoft → không có sự tách biệt hoàn toàn, rủi ro nếu môi trường Microsoft bị xâm phạm. 
  • Khả năng khôi phục hạn chế: Không thể luôn khôi phục chi tiết, ví dụ: 
  • Tin nhắn Teams riêng lẻ 
  • Cấu hình phức tạp liên quan nhiều dịch vụ (Teams + SharePoint) 
  • Không sao lưu cấu hình tenant: Như chính sách Conditional Access, cài đặt Compliance, DLP, quyền ứng dụng Teams, RBAC. 
  • Không theo dõi thay đổi cấu hình: Không biết ai thay đổi, khi nào, và không thể khôi phục trạng thái trước. Trong nhiều trường hợp, phải cấu hình lại thủ công bằng PowerShell. 

Mô hình chia sẻ trách nhiệm của Microsoft 

Microsoft 365 rất tiện lợi, cho phép truy cập email, tài liệu và công cụ cộng tác từ mọi thiết bị. Tuy nhiên, Microsoft không chịu trách nhiệm bảo vệ dữ liệu người dùng khỏi các rủi ro như xóa nhầm, tấn công mạng hay gián đoạn dịch vụ. Người dùng phải tự bảo vệ dữ liệu của mình khỏi các mối đe dọa nội bộ và bên ngoài.

• • Trách nhiệm của Microsoft: Bảo mật hạ tầng (máy chủ, mạng…), đảm bảo tính sẵn sàng dịch vụ, uptime, và khả năng duy trì dữ liệu nhờ replication & failover. 
  • Trách nhiệm của Người dùng: Bảo vệ dữ liệu trước các lỗi người dùng (xóa nhầm), tấn công mạng (ransomware), hay rủi ro không được Microsoft bảo vệ. 

Tóm lại, các công cụ mặc định của Microsoft 365 không tương đương với một giải pháp sao lưu toàn diện. Các tính năng tích hợp chỉ tập trung vào quản lý phiên bản, thùng rác, và lưu trữ cơ bản. Muốn lưu trữ dài hạn hoặc sao lưu toàn bộ, cần đến giải pháp của bên thứ ba hoặc gói cao cấp hơn. 

Microsoft 365 có thể dễ bị tổn thương hơn bạn nghĩ 

Với vị thế dẫn đầu thị trường, Microsoft 365 trở thành mục tiêu lớn của tội phạm mạng. Dù Microsoft cung cấp hạ tầng vững chắc, nhưng bảo vệ dữ liệu vẫn là trách nhiệm của doanh nghiệp. 

Ngay trong Microsoft Services Agreement, Microsoft nhấn mạnh: 

“Chúng tôi khuyến nghị bạn thường xuyên sao lưu nội dung và dữ liệu được lưu trên dịch vụ hoặc thông qua ứng dụng/dịch vụ bên thứ ba.” 

Điều này có nghĩa: nếu không sử dụng giải pháp backup của bên thứ ba, dữ liệu kinh doanh quan trọng của bạn sẽ đối mặt nguy cơ mất mát. 

Bạn Có Đang Bỏ Lỡ Một Giải Pháp Thông Minh Hơn? 

Tại ITM, chúng tôi cung cấp giải pháp sao lưu linh hoạt, được thiết kế riêng cho nhu cầu doanh nghiệp từ doanh nghiệp nhỏ đến tổ chức lớn đang phát triển. Giải pháp của ITM thực hiện việc quét phần mềm độc hại dựa trên phương pháp phân tích hành vi (heuristics) đối với các bản sao lưu của Microsoft 365 nhằm phát hiện và loại bỏ phần mềm độc hại khỏi các bản lưu trữ này.

Việc này giúp ngăn chặn một kịch bản tiềm ẩn, trong đó phần mềm độc hại có thể lây nhiễm vào một tài nguyên trong Microsoft Exchange hoặc một ứng dụng Microsoft 365, sau đó bị sao lưu vào các bản lưu trữ và tái xâm nhập vào môi trường Microsoft 365 đang hoạt động khi tài nguyên bị nhiễm được khôi phục trong quá trình phục hồi.

Sự tích hợp nguyên bản giữa bảo vệ dữ liệu và an ninh mạng này giúp loại bỏ phần mềm độc hại trong các bản sao lưu Microsoft 365 trước khi chúng có cơ hội tái lây nhiễm vào hệ thống đang hoạt động.

• • Đánh giá hệ thống backup hiện tại 
  • Xác định lỗ hổng và rủi ro 
  • Triển khai hệ thống sao lưu thông minh, linh hoạt 
  • Đảm bảo tính liên tục của doanh nghiệp & yên tâm trong vận hành 

Tính năng nổi bật:

• • Agentless Cloud-to-Cloud Backup: Sao lưu trực tiếp từ Microsoft 365 lên cloud mà không cần cài đặt phần mềm trên thiết bị người dùng.
  • Heuristics-based Anti-malware Scanning: Quét phần mềm độc hại thông minh trên bản sao lưu để loại bỏ malware trước khi khôi phục, tránh tái nhiễm vào hệ thống đang hoạt động.
  • Granular Restore: Khôi phục chi tiết từng email, file, thư mục, site, hoặc người dùng – giúp giảm thời gian gián đoạn và tăng tính linh hoạt.
  • Automatic Protection for New Items: Tự động bảo vệ người dùng, nhóm và site mới trong Microsoft 365 mà không cần cấu hình lại.
  • Advanced Search Capabilities: Tìm kiếm nhanh chóng theo tiêu đề email, người gửi, người nhận, ngày tháng, hoặc từ khóa – hỗ trợ cả SharePoint, OneDrive và Teams.
  • Group Policy Management: Quản lý chính sách backup cho hàng trăm người dùng cùng lúc, tiết kiệm thời gian vận hành.
  • Powerful Monitoring & Reporting: Theo dõi trạng thái backup qua dashboard, widget, cảnh báo và báo cáo tùy chỉnh – hỗ trợ kiểm tra tuân thủ và bảo mật.
  • Compliance Support: Hỗ trợ tuân thủ các quy định như GDPR, HIPAA, FINRA, SOX thông qua lưu trữ và khôi phục dữ liệu an toàn.
  • All-in-One Pricing: Giá trọn gói bao gồm phần mềm và lưu trữ cloud miễn phí – dễ dàng dự toán ngân sách.
  • Automated Maintenance: Hệ thống tự động cập nhật và bảo trì, đảm bảo luôn được bảo vệ với phiên bản mới nhất.

Hành động ngay để bảo vệ dữ liệu của bạn 

Microsoft 365 là nền tảng mạnh mẽ, nhưng các tính năng mặc định và dịch vụ backup bổ sung chưa đủ để đảm bảo an ninh dữ liệu toàn diện. Với ransomware, lỗi con người, và mối đe dọa nội bộ ngày càng tăng, doanh nghiệp của bạn không thể bỏ qua rủi ro này. 

Vậy: Nếu dữ liệu quan trọng biến mất hôm nay, bạn có thể khôi phục ngay lập tức không? 

Đừng để doanh nghiệp rơi vào thế bị động. Giải pháp Backup & Recovery cho Microsoft 365 của ITM được thiết kế để vượt qua giới hạn của Microsoft, mang đến khả năng bảo vệ dữ liệu toàn diện, linh hoạt và an toàn tuyệt đối. 

• • Bảo vệ dữ liệu khỏi mọi rủi ro
  • Đảm bảo hoạt động liên tục cho doanh nghiệp 
  • Chủ động trước mọi mối đe dọa an ninh mạng

Liên hệ ITM để đảm bảo an toàn dữ liệu và duy trì hoạt động liên tục cho doanh nghiệp của bạn!