Sao lưu không giống như Lưu trữ – Bạn có biết mỗi yếu tố ảnh hưởng thế nào đến doanh nghiệp?

Từ vùng chiến sự đến văn phòng: Vì sao xung đột toàn cầu đang thúc đẩy nhu cầu cấp bách về sao lưu & khôi phục dữ liệu 

Trong một thế giới ngày càng biến động, căng thẳng địa chính trị và xung đột vũ trang không còn chỉ là vấn đề nhân đạo hay chính trị mà đang trở thành rủi ro kinh doanh trực tiếp. Đi kèm với đó là vô số nguy cơ thường trực: tệp bị xóa nhầm, phần cứng hỏng hóc, các cuộc tấn công mạng tinh vi hay thậm chí chiến tranh có thể ập đến bất kỳ lúc nào. Từ Trung Đông, Châu Phi cho đến Đông Nam Á, chiến tranh và bất ổn đang làm gián đoạn không chỉ chuỗi cung ứng toàn cầu mà còn cả hạ tầng số. Với các doanh nghiệp có chi nhánh, đối tác hoặc hoạt động tại những khu vực này, câu hỏi không còn là “có cần chiến lược bảo vệ dữ liệu không”, mà là “có thể triển khai nhanh đến mức nào”. 

Khi chiến tranh xảy ra, doanh nghiệp đối mặt với: 

• • Hư hại vật lý đối với trung tâm dữ liệu và hạ tầng CNTT. 
  • Mất kết nối Internet, khiến truy cập từ xa bị gián đoạn. 
  • Tấn công mạng, có thể do nhà nước bảo trợ hoặc lợi dụng cơ hội. 
  • Nhân sự bị phân tán, gây chậm trễ vận hành và quản lý dữ liệu kém hiệu quả. 

Hệ quả có thể là mất dữ liệu vĩnh viễn, vi phạm quy định và tổn hại uy tín đặc biệt nghiêm trọng với các ngành tài chính, y tế và sản xuất. Với doanh nghiệp hoạt động quốc tế, đặc biệt tại khu vực bất ổn, một chiến lược sao lưu & khôi phục đa vùng (multi-region backup & recovery) là bắt buộc. 

Sao lưu là gì? 

Sao lưu là việc tạo bản sao thứ hai của dữ liệu (tệp, thư mục, ứng dụng, thiết lập hệ thống, thậm chí cả hệ điều hành) và lưu ở một vị trí khác, để có thể khôi phục khi xảy ra sự cố: xóa nhầm, lỗi hệ thống, tấn công ransomware hay thảm họa quy mô lớn. Hơn cả việc “nhân bản dữ liệu”, sao lưu là nền tảng của khôi phục sau thảm họa (Disaster Recovery) và duy trì hoạt động liên tục (Business Continuity). 

Trong doanh nghiệp, điều này đồng nghĩa với: 

• • RPO (Recovery Point Objective): mức dữ liệu tối đa có thể chấp nhận mất. 
  • RTO (Recovery Time Objective): thời gian cần để khôi phục hệ thống hoạt động trở lại. 
  • RPO ngắn → cần sao lưu thường xuyên hơn.
  • RTO ngắn → cần hạ tầng lưu trữ/phục hồi nhanh hơn.

Tần suất và nơi lưu trữ: 

• • Sao lưu hàng ngày, thậm chí hàng giờ với hệ thống trọng yếu. 
  • Lưu trên: ổ cứng ngoài, NAS (Network-Attached Storage), băng từ ngoài site hoặc dịch vụ đám mây. 

Quy tắc 3-2-1: 

• • 3 bản sao dữ liệu, 
  • 2 loại phương tiện lưu trữ khác nhau, 
  • 1 bản ngoài site (tốt nhất là cloud). 

Sức mạnh tiềm ẩn của Sao lưu Dữ liệu 

Dữ liệu ngày nay chính là tài sản sống còn của doanh nghiệp. Từ những bảng tính vận hành hàng ngày, hệ thống cơ sở dữ liệu khách hàng, cho đến các hồ sơ lưu trữ lâu dài tất cả đều góp phần duy trì sự liên tục trong kinh doanh. 

Chỉ một sự cố nhỏ cũng có thể gây ra hậu quả lớn: 

• • Một bảng tính hỏng có thể làm chậm tiến độ cả dự án. 
  • Mất dữ liệu khách hàng có thể khiến hoạt động kinh doanh bị đình trệ. 
  • Hỏng hóc hệ thống có thể gây gián đoạn dịch vụ, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín. 

Giải pháp sao lưu và khôi phục dữ liệu giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, chủ động kiểm soát tình huống và đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn. Sao lưu chính là “dây an toàn” kỹ thuật số bạn hy vọng không cần đến, nhưng khi sự cố xảy ra, nó sẽ bảo vệ toàn bộ hoạt động và danh tiếng của doanh nghiệp. 

Lưu trữ là gì? 

Lưu trữ dữ liệu (Archiving) là quá trình chuyển những dữ liệu ít sử dụng sang hệ thống lưu trữ dài hạn, an toàn, nhưng vẫn đảm bảo có thể truy cập dễ dàng khi cần. Khác với sao lưu (backup) tập trung vào việc khôi phục nhanh khi xảy ra sự cố, lưu trữ được thiết kế cho những tệp không còn được sử dụng thường xuyên nhưng cần giữ lại cho mục đích tra cứu, tuân thủ hoặc giá trị lịch sử. Các tệp lưu trữ vẫn hiển thị trong giao diện quản lý quen thuộc và có thể mở bất cứ lúc nào chỉ khác là chúng không chiếm dung lượng trên ổ cứng, vì đã được bảo vệ an toàn trên nền tảng lưu trữ đám mây. 

 Dữ liệu thường được lưu trữ: 

• • Báo cáo tài chính, hồ sơ thuế. 
  • Hợp đồng, giấy tờ pháp lý. 
  • Ảnh/video cá nhân, dự án hoàn tất. 
  • Email cũ, báo cáo và tài liệu nội bộ. 

Cách Lưu Trữ Dữ Liệu Hoạt Động  

• • Xác định tệp cần lưu trữ: Người dùng xem lại dữ liệu trên thiết bị theo tiêu chí: loại tệp, ngày tạo, dung lượng… rồi chọn những tệp/folder ít dùng hoặc chiếm nhiều dung lượng. 
  • Chọn nơi lưu trữ: Các tệp dữ liệu này có thể được chuyển đến thiết bị lưu trữ khác (ổ cứng ngoài, ổ đĩa mạng) hoặc lên cloud storage an toàn gắn với tài khoản của bạn. 
  • Thực hiện lưu trữ: Sau khi chọn tệp và nơi lưu, tệp sẽ được di chuyển khỏi ổ đĩa chính, giúp giải phóng dung lượng hệ thống. 
  • Hiển thị & Truy cập: Dù tệp đã được lưu trữ, các biểu tượng hoặc shortcut vẫn hiển thị trong File Explorer. Khi cần, bạn có thể mở, copy hoặc phục hồi ngay như đang dùng file bình thường. 
  • Bảo mật & Thiết lập: Tệp có thể được mã hóa dữ liệu khi lưu trữ trên cloud để tăng tính bảo mật. Và bạn cũng được chọn trung tâm dữ liệu phù hợp, giúp tăng tốc độ upload và tối ưu tuân thủ. 
  • Quản lý thuận tiện: Công cụ hỗ trợ phân tích từng thư mục (Documents, Downloads, Pictures…) để gợi ý tệp nên lưu trữ. Người dùng dễ dàng xem, chọn, lưu trữ hoặc xóa khi cần. 

Với ITM, Backup & Archiving không chỉ là nhiệm vụ IT Chúng tôi biến việc sao lưu và lưu trữ dữ liệu thành một hệ thống liền mạch, giúp bảo vệ hoạt động hàng ngày, đáp ứng yêu cầu tuân thủ, và mang lại sự an tâm để doanh nghiệp phát triển trong kỷ nguyên dữ liệu. 

• • Giải phóng dung lượng: Các tệp ít sử dụng được di chuyển khỏi ổ đĩa chính, giúp hệ thống hoạt động nhẹ hơn và hiệu quả hơn.  
  • Dễ dàng truy cập: Dù đã được lưu trữ, các tệp vẫn hiển thị qua giao diện quen thuộc và có thể truy xuất khi cần.  
  • Bảo mật & Tuân thủ: Tính năng mã hóa và lựa chọn trung tâm dữ liệu giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm, phù hợp với các yêu cầu bảo mật cao.  
  • Người dùng kiểm soát : Bạn toàn quyền quyết định tệp nào được lưu trữ, lưu ở đâu, và cách truy xuất hoặc khôi phục. 

Khác biệt chính giữa Sao lưu và Lưu trữ 

Hiểu rõ sự khác biệt này sẽ giúp bạn chọn đúng giải pháp cho công việc, tránh tình trạng khôi phục chậm hoặc không mở được dữ liệu đã lưu trữ.

Cách làm tốt nhất cho Backup và Archiving

Thay vì coi backup và archiving là hai việc riêng rẽ, hãy xem chúng như hai mảnh ghép trong cùng một chiến lược bảo vệ dữ liệu. Khi kết hợp những phương pháp đã được kiểm chứng với công nghệ tự động hóa hiện đại, doanh nghiệp vừa duy trì hoạt động ổn định, vừa đảm bảo các tài liệu quan trọng luôn được lưu giữ an toàn cho tương lai.

Với ITM, backup và archiving không chỉ đơn thuần là những tác vụ IT. Chúng tôi biến chúng thành một hệ thống liền mạch, vừa bảo vệ hoạt động hằng ngày, vừa đáp ứng yêu cầu tuân thủ, đồng thời mang lại sự an tâm để doanh nghiệp phát triển trong kỷ nguyên dữ liệu.

Giải pháp mang lại giá trị rõ ràng:

• • Giải phóng dung lượng ổ đĩa — Những tệp ít sử dụng được di chuyển khỏi ổ chính, giúp bạn lấy lại không gian lưu trữ.
  • Dễ dàng truy cập — Ngay cả khi đã được lưu trữ, các tệp vẫn hiển thị trong giao diện quen thuộc và có thể mở bất cứ lúc nào.
  • Bảo mật & tuân thủ — Mã hóa dữ liệu và lựa chọn trung tâm dữ liệu đảm bảo an toàn tuyệt đối, đặc biệt hữu ích cho những tệp nhạy cảm hoặc cá nhân.
  • Toàn quyền kiểm soát — Bạn quyết định dữ liệu nào được lưu trữ, ở đâu, và cách truy cập hay khôi phục.

Backup vs. Archiving – Hiểu đúng để bảo vệ tốt hơn

Backup và archiving bổ trợ lẫn nhau nhưng hoàn toàn khác biệt:

• • Backup: bảo vệ hoạt động hằng ngày với khả năng khôi phục nhanh chóng.
  • Archiving: lưu giữ dữ liệu tĩnh lâu dài cho tham chiếu và tuân thủ.

Nhầm lẫn hai khái niệm này có thể dẫn đến phục hồi chậm hoặc khó khăn khi cần truy cập. Ngược lại, hiểu và áp dụng đúng giúp dữ liệu của bạn an toàn, dễ truy cập và tối ưu hóa.

Liên hệ ITM ngay hôm nay để xây dựng một chiến lược bảo vệ dữ liệu kết hợp giữa backup thông minh và archiving hiệu quả, giúp bạn tự tin vận hành và phát triển an toàn trong thế giới dữ liệu.