Trong môi trường làm việc nhanh chóng ngày nay, giao tiếp hiệu quả và khả năng truy cập nhanh vào thông tin liên quan là yếu tố then chốt để nâng cao năng suất. Google Chat, một nền tảng nhắn tin tức thời mạnh mẽ, hiện cung cấp các tính năng tìm kiếm nâng cao giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm tin nhắn, tệp và cuộc trò chuyện. Dù bạn làm việc tại văn phòng, từ xa hay khi di chuyển, những tính năng mới này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn. Hãy cùng khám phá 5 cách tận dụng hiệu quả chức năng tìm kiếm của Google Chat.
1. Luôn cập nhật với các cuộc trò chuyện gần đây:
Khi bắt đầu một dự án mới, việc nắm bắt các cuộc trò chuyện gần đây là rất quan trọng. Thanh tìm kiếm của Google Chat cho phép bạn nhập từ khóa liên quan, chẳng hạn như “kết quả quý 3”, để lấy danh sách kết quả từ tin nhắn trực tiếp, cuộc trò chuyện nhóm và các không gian làm việc. Kết quả tìm kiếm có thể được sắp xếp theo mức độ liên quan hoặc ngày tháng, với phần đánh dấu từ khóa và đoạn trích giúp cung cấp ngữ cảnh hữu ích. Ngoài ra, các truy vấn gợi ý dựa trên lịch sử tìm kiếm và liên hệ thường xuyên sẽ xuất hiện khi bạn nhập.
Tìm kiếm từ khóa trong Google Chat
2. Truy cập thông tin trên toàn tổ chức:
Theo mặc định, kết quả tìm kiếm trong Google Chat hiển thị các cuộc trò chuyện mà bạn tham gia. Tuy nhiên, bạn có thể mở rộng phạm vi tìm kiếm bằng cách bỏ chọn bộ lọc “Chỉ các cuộc trò chuyện của tôi”. Điều này cho phép hiển thị thông tin từ toàn bộ tổ chức, dựa trên quyền truy cập của bạn trong Google Workspace. Ví dụ, tìm kiếm “doanh số xe đạp điện quý 3 theo quốc gia” khi chuẩn bị bài thuyết trình sẽ trả về thông tin và tệp liên quan từ nhiều không gian nhóm và cuộc trò chuyện trước đó. Bạn có thể xem trước kết quả và thậm chí tham gia các không gian phù hợp ngay từ trang tìm kiếm.
Tìm kiếm các cuộc trò chuyện trong không gian trên toàn tổ chức của bạn
3. Tìm tệp và tin nhắn cụ thể:
Trong quá trình làm việc, bạn có thể cần tìm một tệp hoặc tin nhắn cụ thể. Các bộ lọc tìm kiếm của Google Chat rất hữu ích cho mục đích này. Bạn có thể nhập từ khóa liên quan đến tên tệp, tên người chia sẻ hoặc thậm chí nội dung trong tệp để thu hẹp phạm vi tìm kiếm. Kết quả tìm kiếm được hỗ trợ bởi AI sẽ bao quát tất cả các cuộc trò chuyện của bạn, và bạn có thể lọc thêm theo loại tệp, khoảng thời gian hoặc nguồn tin nhắn (trong không gian hoặc tin nhắn trực tiếp). Các bộ lọc này cũng có thể được dùng để tìm tin nhắn cụ thể trong một cuộc trò chuyện.
Find a file using filter chips in Google Chat
4. Khám phá và tham gia các không gian phù hợp:
Khi số lượng không gian trong tổ chức tăng lên, việc tìm và tham gia các cuộc trò chuyện liên quan trở nên quan trọng. Với Google Chat, bạn có thể sử dụng tab “Không gian” trong tìm kiếm Gmail (sắp có trên Chat Web) để tìm các thuật ngữ cụ thể và khám phá danh mục các không gian có sẵn. Ví dụ, tìm kiếm “người đi xe đạp điện” sẽ hiển thị nhiều không gian nơi mọi người chia sẻ thông tin hữu ích. Các bộ lọc tìm kiếm giúp bạn dễ dàng tìm thấy các không gian chưa tham gia hoặc được chia sẻ với đối tác bên ngoài.
Tìm các không gian có thể khám phá trong Gmail
5. Tận dụng sức mạnh của toán tử tìm kiếm:
Để nâng cao khả năng tìm kiếm, Google Chat cung cấp các toán tử cho phép bạn tạo truy vấn tùy chỉnh. Các toán tử này giúp bạn tìm tin nhắn từ người gửi cụ thể, tin nhắn có tệp đính kèm Google Docs, Sheets hoặc Slides, hoặc tin nhắn đề cập đến cá nhân, từ hoặc cụm từ cụ thể. Bạn cũng có thể loại trừ một số tin nhắn khỏi kết quả tìm kiếm. Ví dụ, tìm tin nhắn chứa cụm từ chính xác “doanh số xe đạp điện” hoặc loại bỏ tin nhắn từ năm trước sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được thông tin cần thiết.
Sử dụng các toán tử tìm kiếm trong Chat
Kết luận:
Trong không gian làm việc số hiện nay, giao tiếp hiệu quả và khả năng truy cập thông tin dễ dàng là yếu tố quan trọng để thành công. Các tính năng tìm kiếm nâng cao của Google Chat cung cấp cho người dùng công cụ mạnh mẽ để tìm kiếm nhanh chóng và hiệu quả. Bằng cách áp dụng 5 chiến lược này, bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, luôn cập nhật các cuộc trò chuyện và dễ dàng tìm thấy tệp cũng như tin nhắn liên quan. Sẵn sàng khai thác toàn bộ tiềm năng của tính năng tìm kiếm trong Google Chat? Hãy bắt đầu khám phá ngay hôm nay!
