Microsoft 365 đã trở thành nền tảng cốt lõi cho năng suất làm việc hiện đại. Doanh nghiệp sử dụng Microsoft 365 hằng ngày cho email, quản lý tài liệu, cộng tác và giao tiếp nội bộ. Nhờ tính sẵn sàng cao và độ ổn định đáng tin cậy, nhiều tổ chức cho rằng dữ liệu lưu trữ trên Microsoft 365 mặc nhiên đã được bảo vệ đầy đủ và có thể khôi phục trong mọi tình huống.
Đây là một trong những hiểu lầm phổ biến nhất và cũng tốn kém nhất liên quan đến Microsoft 365. Microsoft chịu trách nhiệm đảm bảo hạ tầng ổn định và dịch vụ luôn sẵn sàng, nhưng không cung cấp giải pháp sao lưu toàn diện hay khả năng khôi phục dữ liệu dài hạn cho dữ liệu của khách hàng. Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp chỉ nhận ra các lỗ hổng bảo vệ dữ liệu khi việc khôi phục đã không còn khả thi.
Bài viết này phân tích những khoảng trống nghiêm trọng nhất trong bảo vệ dữ liệu Microsoft 365 và đề xuất cách doanh nghiệp có thể xử lý hiệu quả.
Microsoft 365 và mô hình trách nhiệm chia sẻ
Microsoft 365 vận hành theo mô hình trách nhiệm chia sẻ. Microsoft chịu trách nhiệm về bảo mật hạ tầng cloud, duy trì thời gian hoạt động và đảm bảo tính sẵn sàng của dịch vụ. Trong khi đó, khách hàng vẫn hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với việc quản lý, lưu trữ, bảo vệ và khôi phục dữ liệu của chính mình.
Các tính năng sẵn có của Microsoft 365 như chính sách lưu trữ (retention policies) hay thùng rác thường bị hiểu nhầm là giải pháp sao lưu. Trên thực tế, những công cụ này chỉ phục vụ quản lý vòng đời dữ liệu và khả năng khôi phục trong thời gian ngắn. Khi dữ liệu vượt quá thời gian lưu trữ hoặc bị xóa vĩnh viễn, Microsoft không thể khôi phục lại. Việc hiểu rõ ranh giới trách nhiệm này là yếu tố then chốt đối với bất kỳ tổ chức nào xem Microsoft 365 là nền tảng kinh doanh trọng yếu.
Xóa nhầm dữ liệu là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến mất dữ liệu trên Microsoft 365. Nhân viên thường xuyên xóa email, tệp đính kèm hoặc tài liệu được cho là không còn giá trị. Quản trị viên cũng có thể xóa hộp thư trong quá trình nhân sự nghỉ việc hoặc tối ưu hóa giấy phép.
Mặc dù Microsoft 365 có cơ chế xóa mềm, các lớp bảo vệ này đều bị giới hạn về thời gian. Khi thời hạn lưu trữ kết thúc, dữ liệu sẽ bị xóa vĩnh viễn. Tại thời điểm đó, việc khôi phục bằng các công cụ sẵn có là không thể, bất kể dữ liệu đó quan trọng đến mức nào đối với doanh nghiệp.
Chính sách lưu trữ được thiết kế để kiểm soát thời gian tồn tại của dữ liệu, không phải để đảm bảo khả năng khôi phục. Các chính sách này thường xuyên thay đổi theo nhu cầu kinh doanh, giới hạn lưu trữ hoặc yêu cầu tuân thủ.
Khi dữ liệu hết hạn theo chính sách lưu trữ, hệ thống sẽ tự động xóa vĩnh viễn. Trong khi đó, các yêu cầu pháp lý, kiểm toán hoặc điều tra nội bộ thường phát sinh sau khi thời gian lưu trữ đã kết thúc, khiến doanh nghiệp không thể truy xuất dữ liệu lịch sử vào thời điểm quan trọng nhất.
Mất dữ liệu không chỉ đến từ các cuộc tấn công bên ngoài. Nhân viên, đối tác hoặc nhà thầu có quyền truy cập hợp lệ vẫn có thể vô tình hoặc cố ý chỉnh sửa, xóa dữ liệu quan trọng. Trong một số trường hợp, đặc biệt khi nhân sự chuẩn bị rời tổ chức, các hành vi gây thiệt hại có thể xảy ra trước khi quyền truy cập bị thu hồi.
Do các hành động này được thực hiện bằng tài khoản hợp lệ, Microsoft 365 xem đó là hành vi người dùng bình thường. Các biện pháp bảo vệ sẵn có gần như không còn tác dụng khi dữ liệu đã bị xóa hoặc thay đổi vượt quá khả năng khôi phục.
Rủi ro mất dữ liệu thường tăng cao trong quá trình doanh nghiệp chuyển từ hệ thống Microsoft Office đặt tại chỗ sang Microsoft 365. Các giải pháp sao lưu truyền thống vốn được thiết kế cho hệ thống cũ thường không phù hợp với môi trường điện toán đám mây, khiến việc khôi phục dữ liệu đã tạo ra từ trước trở nên khó khăn sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất.
Hiện nay, Microsoft không cung cấp công cụ sẵn có để kết nối hoặc duy trì tính liên tục giữa các giải pháp sao lưu cũ và Microsoft 365. Vì vậy, trong quá trình chuyển đổi, nhiều doanh nghiệp không nhận ra rằng một phần dữ liệu của mình đang không được bảo vệ đầy đủ. Điều này làm tăng nguy cơ dữ liệu bị mất vĩnh viễn mà không thể khôi phục.
Các yêu cầu pháp lý và quy định tuân thủ làm trầm trọng hơn hậu quả của việc mất dữ liệu. Doanh nghiệp có thể bị yêu cầu cung cấp dữ liệu lịch sử, thông tin khách hàng hoặc nội dung trao đổi để đáp ứng các quy định như GDPR hoặc các tiêu chuẩn ngành.
Nếu dữ liệu Microsoft 365 bị mất và không thể khôi phục, doanh nghiệp có thể đối mặt với án phạt, trách nhiệm pháp lý, tổn hại uy tín thương hiệu và mất niềm tin từ khách hàng. Các công cụ gốc của Microsoft 365 không được thiết kế để đáp ứng yêu cầu tuân thủ và kiểm toán dài hạn khi dữ liệu đã bị xóa.
Vì sao các công cụ sẵn có của Microsoft 365 là chưa đủ
Microsoft 365 tập trung vào tính sẵn sàng dịch vụ và quản lý vòng đời dữ liệu, thay vì sao lưu và khôi phục toàn diện. Chính sách lưu trữ không phải là sao lưu. Các quy trình khôi phục thủ công vừa hạn chế vừa tốn thời gian. Hệ thống cũng không cung cấp bản sao độc lập, khả năng khôi phục theo thời điểm cụ thể hoặc lưu trữ dài hạn vượt ngoài cấu hình chính sách.
Với những tổ chức phụ thuộc vào Microsoft 365 cho hoạt động cốt lõi, các giới hạn này tạo ra rủi ro tiềm ẩn nhưng rất nghiêm trọng.
Cách doanh nghiệp có thể khắc phục các khoảng trống bảo vệ dữ liệu
Để xử lý triệt để các khoảng trống trong bảo vệ dữ liệu Microsoft 365, doanh nghiệp cần một lớp sao lưu độc lập, hoạt động ngoài các kiểm soát gốc của nền tảng. Một chiến lược hiệu quả bao gồm sao lưu tự động, khôi phục chi tiết theo từng đối tượng và từng thời điểm, lưu trữ dài hạn và các bản sao bất biến nhằm bảo vệ dữ liệu trước xóa nhầm, rủi ro nội bộ và ransomware.
Việc quản lý tập trung và bảo vệ dựa trên chính sách giúp đảm bảo tính nhất quán trên toàn bộ người dùng, ứng dụng và loại dữ liệu, đồng thời giảm sự phụ thuộc vào thao tác thủ công.
Tại sao cách mô hình quản lý và vận hành chủ động là yếu tố then chốt
Chỉ có công nghệ sao lưu là chưa đủ để bảo vệ dữ liệu một cách an toàn. Việc bảo vệ dữ liệu cần được theo dõi thường xuyên, kiểm tra định kỳ và vận hành đúng quy trình. Nếu thiếu những yếu tố này, dữ liệu dù đã được sao lưu vẫn có thể không khôi phục được khi xảy ra sự cố.
Mô hình managed giúp hạn chế tối đa sai sót do con người, đảm bảo các bản sao lưu luôn đầy đủ, chính xác và sẵn sàng sử dụng. Đồng thời, mô hình này còn hỗ trợ doanh nghiệp đáp ứng tốt các yêu cầu về tuân thủ, kiểm toán và duy trì khả năng phục hồi lâu dài.
Nhờ có sự giám sát chuyên sâu và liên tục, doanh nghiệp có thể yên tâm rằng chiến lược bảo vệ dữ liệu luôn được cập nhật và phù hợp với những thay đổi trong hoạt động kinh doanh, yêu cầu pháp lý và an ninh thông tin.
Từ giả định sang kiểm soát chủ động
Microsoft 365 là một nền tảng năng suất mạnh mẽ, nhưng độ ổn định không đồng nghĩa với khả năng khôi phục dữ liệu. Những tổ chức chủ động nhận diện và khắc phục các khoảng trống bảo vệ sẽ chuyển từ thế bị động xử lý sự cố sang vận hành có kiểm soát và bền vững.
Việc xác định và đóng các lỗ hổng này trước khi sự cố xảy ra là yếu tố sống còn để đảm bảo liên tục kinh doanh và bảo vệ thông tin quan trọng.
Rà soát chiến lược bảo vệ dữ liệu Microsoft 365 cùng ITM
ITM đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc đánh giá toàn diện các rủi ro liên quan đến bảo vệ dữ liệu trên Microsoft 365, đồng thời xây dựng và triển khai giải pháp sao lưu – khôi phục theo mô hình quản lý và vận hành chủ động.
Các giải pháp này được thiết kế để đảm bảo khả năng phục hồi dài hạn, đáp ứng yêu cầu tuân thủ và giúp hệ thống vận hành ổn định, ngay cả khi xảy ra sự cố.
Đừng chờ đến khi dữ liệu không còn thể khôi phục. Hãy chủ động nhận diện các khoảng trống trong chiến lược bảo vệ dữ liệu của bạn ngay từ hôm nay.
