Bạn đã bao giờ cảm thấy khó chịu khi thông báo “Không đủ dung lượng” hiện lên trên Google Drive chưa? Với dung lượng 15GB miễn phí, Google Drive là một công cụ lưu trữ tuyệt vời. Tuy nhiên, với nhu cầu lưu trữ ngày càng tăng, dung lượng này thường nhanh chóng bị lấp đầy. Vậy làm thế nào để giải phóng thêm không gian lưu trữ mà không phải trả phí? Hãy cùng tìm hiểu những cách đơn giản dưới đây: 

Dung Lượng 15GB:  

Khi bạn tạo một tài khoản Gmail, bạn sẽ nhận được 15GB dung lượng miễn phí. Dung lượng này không chỉ dành cho email mà còn bao gồm các tệp trong Google Drive và hình ảnh trong Google Photos. Mặc dù có vẻ như đây là một lượng lưu trữ lớn, nhưng nó có thể nhanh chóng đầy, đặc biệt là với các tệp đính kèm lớn và nhiều bản sao lưu.  Hãy cùng khám phá một số cách để tối ưu hóa không gian lưu trữ của bạn nhé! 

New Gmail account

Tạo Một Tài Khoản Gmail Mới

Tất cả những gì bạn cần làm là tạo một tài khoản Gmail thứ hai để lưu trữ tất cả các tin nhắn hiện tại của bạn. Mục đích chuyển dữ liệu email, tài liệu từ tài khoản cũ sang tài khoản mới. 

Bước 1: Cấu Hình Tài Khoản Gmail Gốc 

  • Đăng nhập vào tài khoản Gmail gốc của bạn 
  • Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt   Xem tất cả cài đặt. 
  • Chọn thẻ Chuyển tiếp và POP/IMAP. 
  • Trong mục “Tải xuống POP”, chọn Bật POP cho tất cả các thư (POP là viết tắt của Post Office Protocol) 
  • Khuyến nghị: Bên cạnh tùy chọn “Khi truy cập thư bằng POP”, hãy chọn xóa bản sao Gmail. 
  • Ở dưới cùng, nhấp vào Lưu thay đổi. 

Bước 2: Tạo Tài Khoản Gmail Mới và Chuyển Tin Nhắn 

  • Đăng nhập vào tài khoản Gmail mới của bạn (tài khoản lưu trữ) 
  • Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt   Xem tất cả cài đặt. 
  • Chọn thẻ Tài khoản và Nhập 
  • Trong mục Kiểm tra thư từ các tài khoản khác, nhấp chọn Thêm tài khoản thư 
  • Trong cửa sổ pop-up, nhập Gmail gốc của bạn. Chọn Tiếp theo. 
  • Chọn Nhập email từ tài khoản khác (POP3) và chọn Tiếp theo một lần nữa. 
  • Nhập mật khẩu của tài khoản Gmail gốc.  
  • Nếu bạn sử dụng tài khoản cơ quan hoặc trường học: Trong mục “Máy chủ POP”, hãy nhập mail.domain.com, sau đó chọn Cổng 110. 
  • Nếu bạn sử dụng email cá nhân: Trong mục “Máy chủ POP”, hãy nhập pop.gmail.com, sau đó chọn Cổng 995. 
  • Đánh dấu vào 3 ô sau: 
    • Luôn sử dụng kết nối an toàn (SSL) khi lấy email 
    • Gán nhãn cho tin nhắn đến 
    • Lưu trữ tin nhắn đến (Bỏ qua Hộp thư đến) 

Đến đây: Nếu hệ thống hiện lỗi “Máy chủ từ chối truy cập POP3” bạn cần tạo một mật khẩu ứng dụng Google  

  • Khi bạn đã tạo mật khẩu ứng dụng, hãy quay lại bước 6 trong hướng dẫn trên và sử dụng mật khẩu ứng dụng mới thay vì mật khẩu thông thường của bạn. 

Lưu Ý Quan Trọng: 

  • Google chỉ hiển thị mật khẩu ứng dụng một lần duy nhất. Sau khi bạn tạo ra nó, bạn không thể yêu cầu xem lại, vì vậy hãy chắc chắn ghi lại hoặc lưu trữ nó một cách an toàn sau khi tạo. 
  • Trung tâm trợ giúp của Google cũng đề cập rằng “mật khẩu ứng dụng không được khuyến nghị và thường không cần thiết trong hầu hết các trường hợp.” Do đó, sau khi hoàn tất việc chuyển tin nhắn Gmail, bạn nên xóa mật khẩu ứng dụng của mình để đảm bảo an toàn. 

Bước 3: Đồng bộ hóa tự động  

Khi bạn đã hoàn tất việc liên kết tài khoản Gmail lưu trữ mới với tài khoản gốc, quá trình đồng bộ hóa sẽ bắt đầu 

  • Chuyển Email Tự Động: 

Email từ tài khoản gốc sẽ được  tự động chuyển sang tài khoản lưu trữ mới. Thời gian để hoàn tất quá trình này có thể dao động từ vài giờ đến vài ngày, tùy thuộc vào số lượng email bạn có trong tài khoản gốc. 

  • Quản Lý Thư Đã Chuyển: 

Sau khi tất cả email đã được chuyển sang tài khoản lưu trữ, tài khoản Gmail gốc của bạn sẽ không còn thư. 

 

Gmail

Xóa Thư Rác, Spam và Thư Quảng Cáo 

  • Xóa Email Không Cần Thiết: Thường xuyên kiểm tra và xóa các email còn tồn đọng trong thùng rác 
  • Sử Dụng Bộ Lọc: Tạo bộ lọc tự động để đánh dấu và xóa thư rác, thư quảng cáo, giúp quản lý hộp thư đến hiệu quả hơn. Tạo các bộ lọc để tự động chuyển các email không mong muốn (ví dụ: email quảng cáo, email từ địa chỉ không xác định) vào thư mục thư rác hoặc xóa trực tiếp. 
  • Tùy Chỉnh Cài Đặt: Cài đặt bộ lọc để ngăn chặn thư rác xâm nhập vào hộp thư đến. Như chặn người gửi: Nếu bạn nhận được quá nhiều thư rác từ một địa chỉ cụ thể, hãy chặn ngay để ngăn chặn chúng xuất hiện trong hộp thư đến. 

Google Drive

Tối Ưu Hóa Cách Sử Dụng Google Drive 

  • Sử Dụng Google Drive Chia Sẻ: Chia Sẻ Tệp Thay Vì Tải Lên: Sử dụng tính năng chia sẻ để tránh tải lên nhiều bản sao của tệp. 
  • Sử Dụng Tính Năng Tìm Tệp Lớn: Sử dụng tính năng tìm kiếm các tệp theo kích thước, loại tệp, ngày tạo để nhanh chóng xác định các tệp không cần thiết hoặc chiếm dung lượng lớn và xóa chúng.  
  • Xóa Phiên Bản Tệp: Nếu bạn đã chỉnh sửa một tệp nhiều lần, hãy xóa các phiên bản cũ không cần thiết. 
  • Sắp Xếp Các Tệp: Tạo thư mục và sắp xếp các tệp một cách hợp lý để dễ dàng quản lý hơn. 
  • Nén Các Tệp Lớn: Nén các tệp lớn để giảm kích thước, giúp tiết kiệm không gian lưu trữ.  Sử dụng định dạng ZIP hoặc RAR để nén các tệp lớn trước khi tải lên. 
error: Content is protected !!