Chào mừng bạn đến với bài khám phá chi tiết về 10 tính năng mới tốt nhất của Microsoft Teams cho các cuộc họp! Khi việc cộng tác từ xa ngày càng trở nên phổ biến trong bối cảnh số hóa hiện nay, Microsoft Teams không ngừng phát triển và giới thiệu những công cụ sáng tạo để nâng cao chất lượng các cuộc họp trực tuyến. Dù bạn là người dùng Teams lâu năm hay chỉ mới bắt đầu, bài viết này sẽ đưa bạn khám phá những tính năng mới nhất sẽ làm thay đổi cách bạn tổ chức các cuộc họp ảo.
Trong thế giới tốc độ cao ngày nay, giao tiếp hiệu quả và cộng tác liền mạch là yếu tố then chốt. Microsoft Teams hiểu rõ nhu cầu này và đã giới thiệu một loạt tính năng tiên tiến nhằm hỗ trợ các cuộc họp hấp dẫn và hiệu quả. Từ phòng thảo luận nhóm (Breakout rooms) giúp tập trung thảo luận đến bảng trắng (Whiteboard) được cải tiến cho khả năng cộng tác thời gian thực, những tính năng này được thiết kế để giúp các nhóm làm việc cùng nhau một cách dễ dàng.
Breakout Rooms
Phòng thảo luận nhóm (Breakout rooms) trong Microsoft Teams là những phòng họp nhỏ được liên kết với một cuộc họp lớn hơn. Chúng có đầy đủ các tính năng như một cuộc họp thông thường, bao gồm âm thanh và video của người tham gia, trò chuyện (chat) và khả năng chia sẻ màn hình. Breakout rooms cho phép các nhóm nhỏ thảo luận riêng hoặc cộng tác một cách riêng tư.
Người tổ chức cuộc họp hoặc người thuyết trình có quyền quản lý phòng thảo luận nhóm có thể thiết lập các phòng này trong khi họp bằng cách nhấp vào biểu tượng Breakout Rooms, hoặc trước cuộc họp bằng cách chọn Breakout Rooms > Tạo phòng. Người quản lý phòng thảo luận có thể phân công người tham gia, đổi tên phòng, đặt giới hạn thời gian và thực hiện các tác vụ quản lý khác. Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập phòng thảo luận trước cuộc họp bằng cách chọn Breakout Rooms > Tạo phòng trong lời mời họp.
Breakout rooms giúp tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận nhóm nhỏ tách biệt khỏi cuộc họp Teams lớn hơn.
Improved Whiteboard
Để mở ứng dụng Whiteboard trong cuộc họp, hãy nhấp vào biểu tượng Chia sẻ nội dung (mũi tên hướng lên) ở góc trên bên phải của cửa sổ họp và chọn Microsoft Whiteboard.
Để thêm ứng dụng Whiteboard vào một kênh Teams, mở kênh và nhấp vào biểu tượng + ở phía trên. Trong bảng Thêm một tab, nhấp vào biểu tượng Whiteboard, nhập tên cho bảng trắng, rồi nhấp Lưu.
Để thêm bảng trắng vào một cuộc trò chuyện, mở cửa sổ chat. Nếu Whiteboard đã được liệt kê dưới dạng tab, hãy nhấp vào đó để mở ứng dụng. Nếu chưa có, nhấp vào biểu tượng + và thực hiện các bước tương tự như khi thêm bảng trắng vào kênh.
Microsoft Whiteboard hiện có giao diện được thiết kế lại hoàn toàn và nhiều tính năng mới.
Spotlighting People
Người tổ chức cuộc họp và người thuyết trình trong Microsoft Teams có thể làm nổi bật (spotlight) một số người tham gia để nhấn mạnh họ trong cuộc họp. Khi ai đó được spotlight, video của họ sẽ được hiển thị nổi bật cho tất cả mọi người, được ghim ở vị trí dễ thấy trên màn hình. Có thể spotlight tối đa 7 người cùng lúc.
Để spotlight một ai đó, nhấp chuột phải vào video của họ hoặc của bạn và chọn Spotlight từ menu. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào biểu tượng Hiển thị người tham gia, sau đó nhấp chuột phải vào tên người đó để chọn Spotlight.
Để bỏ spotlight, nhấp chuột phải vào video của họ và chọn Dừng spotlight. Bạn cũng có thể dừng spotlight cho tất cả mọi người từ danh sách người tham gia.
Lưu ý rằng tính năng Spotlight không khả dụng trong chế độ Large Gallery hoặc Together. Ngoài ra, nếu cuộc họp được ghi lại, video được spotlight sẽ không xuất hiện dưới dạng spotlight trong bản ghi cuối cùng.
Bạn có thể spotlight một số người tham gia để tất cả mọi người trong cuộc họp đều thấy họ nổi bật.
Live Transcription
Chức năng phiên âm trực tiếp (Live transcription) có thể hỗ trợ những người nghe kém hoặc chưa thành thạo ngôn ngữ được sử dụng trong cuộc họp. Bất kỳ ai đến muộn hoặc bị phân tâm trong lúc họp đều có thể nhanh chóng theo kịp bằng cách cuộn lại trong thanh bên Transcript. Bản phiên âm đầy đủ sẽ có sẵn sau khi cuộc họp kết thúc cho những người được mời nhưng không tham dự hoặc những người muốn xem lại nội dung đã trao đổi.
Teams cung cấp bản phiên âm văn bản cho các cuộc họp được ghi lại và tính năng tạo phụ đề bằng AI. Phiên âm trực tiếp kết hợp hai khả năng này và hiển thị thanh bên Transcript với toàn bộ nội dung cuộc họp, kèm theo tên người nói. Để bắt đầu phiên âm trực tiếp, nhấp vào biểu tượng Thêm hành động (More Actions) ở góc trên bên phải cửa sổ họp và chọn Bắt đầu phiên âm (Start transcription).
Ngoài ra, nếu bạn ghi lại cuộc họp (nhấp vào Thêm hành động và chọn Bắt đầu ghi hình), phiên âm trực tiếp sẽ tự động được bật cùng lúc. Người tham gia sẽ thấy thông báo rằng cuộc họp đang được ghi hình và phiên âm.
Hiện tại, Teams hỗ trợ phiên âm trực tiếp bằng 28 ngôn ngữ. Nếu mọi người trong cuộc họp nói bằng ngôn ngữ khác tiếng Anh, bạn có thể đổi ngôn ngữ phiên âm sang ngôn ngữ đó. Nhấp vào biểu tượng ba chấm ở đầu thanh bên Transcript, chọn Thay đổi ngôn ngữ nói (Change spoken language), chọn ngôn ngữ khác và nhấp Xác nhận.
Sau cuộc họp, bản phiên âm sẽ có sẵn để tải xuống trong sự kiện cuộc họp trên lịch.
Phiên âm trực tiếp giúp người tham gia theo dõi toàn bộ nội dung đã được trao đổi trong cuộc họp.
PowerPoint Grid View and More
Giờ đây, bạn có thể trình bày các trang chiếu cụ thể trong tài liệu PowerPoint trong cuộc họp Microsoft Teams mà không cần phải lướt qua tất cả. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng Chia sẻ nội dung (mũi tên hướng lên) ở góc trên bên phải cửa sổ họp, chọn PowerPoint Live, và chọn tài liệu PowerPoint mong muốn từ OneDrive hoặc máy tính của bạn.
Khi tài liệu được tải lên, trang chiếu hiện tại sẽ được hiển thị nổi bật trên màn hình của bạn, kèm theo một dải hình thu nhỏ để điều hướng dễ dàng. Nhấp vào bất kỳ hình thu nhỏ nào sẽ ngay lập tức chuyển đến trang chiếu tương ứng.
Ngoài ra, có một biểu tượng Chế độ xem dạng lưới (Grid view) bên dưới trang chiếu đang trình bày. Nhấp vào biểu tượng này hoặc nhấn phím G sẽ sắp xếp các hình thu nhỏ của trang chiếu thành dạng lưới. Bạn có thể nhấp vào bất kỳ hình thu nhỏ nào để trình bày cho người tham gia cuộc họp.
Những người tham dự đang xem bài thuyết trình PowerPoint Live cũng có thể truy cập biểu tượng Chế độ xem dạng lưới để chuyển đến bất kỳ trang chiếu nào, sau đó nhấp vào biểu tượng Đồng bộ với người thuyết trình (Sync to Presenter) để quay lại trang chiếu hiện tại.
Tính năng mới này cho phép bạn tạm dừng bài thuyết trình PowerPoint và tiếp tục từ vị trí đã dừng trong cùng một cuộc họp, đặc biệt hữu ích cho việc chia nhỏ các bài thuyết trình dài với nhiều người thuyết trình hoặc hoạt động khác nhau.
Presenter Mode
Tính năng này cho phép bạn kết hợp liền mạch video của mình với tài liệu hoặc hình ảnh đang chia sẻ trong cuộc họp theo ba cách khác nhau:
- Standout: Chế độ này xóa nền phía sau bạn và thay thế bằng nội dung bạn đang trình bày, tạo trải nghiệm tập trung về mặt hình ảnh.
- Reporter: Ở chế độ này, nội dung xuất hiện phía trên vai phải của bạn, giống bố cục thường thấy trong các bản tin truyền hình với người dẫn xuất hiện trên màn hình.
- Side-by-side: Chế độ này hiển thị video của bạn và nội dung đang trình bày cạnh nhau.
Để sử dụng chế độ Người thuyết trình (Presenter mode) trong Microsoft Teams, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấp vào biểu tượng Chia sẻ nội dung (mũi tên hướng lên) ở góc trên bên phải cửa sổ họp.
- Trong bảng mở ra, dưới phần Chế độ Người thuyết trình, chọn biểu tượng đại diện cho chế độ bạn muốn sử dụng.
- Để bắt đầu trình bày, chọn một mục để chia sẻ từ tùy chọn Màn hình (Screen) hoặc Cửa sổ (Window) trong bảng.
Lưu ý: Hiện tại, chế độ Người thuyết trình chưa hỗ trợ trình chiếu PowerPoint, nhưng Microsoft cho biết tính năng này sẽ được bổ sung trong tương lai.
Content From Camera
Sử dụng tính năng “Nội dung từ camera” (Content from camera) để tăng độ rõ của các vật thể trong phòng, chẳng hạn như bảng trắng, sách hoặc tài liệu giấy, trong các cuộc họp Microsoft Teams. Tính năng này bao gồm một hiệu ứng đặc biệt làm cho cơ thể, cánh tay hoặc bàn tay của bạn hơi trong suốt khi chúng nằm phía trước vật thể hoặc tài liệu.
Cách sử dụng tính năng “Nội dung từ camera”:
- Nhấp vào biểu tượng Chia sẻ nội dung (mũi tên hướng lên) ở góc trên bên phải cửa sổ họp.
- Trong bảng xuất hiện, chọn Nội dung từ camera.
- Chọn một trong các tùy chọn: Bảng trắng, Tài liệu, hoặc Video (để trình chiếu hành động trực tiếp hoặc demo sản phẩm).
- Trong cửa sổ xem trước, làm theo hướng dẫn để hướng camera của thiết bị hoặc camera ngoài được kết nối vào bảng trắng hoặc tài liệu.
- Khi bảng trắng hoặc tài liệu được lấy nét, tính năng này sẽ cải thiện độ rõ của văn bản và hình ảnh trên đó.
- Nhấp vào nút Chia sẻ để trình bày nội dung đã được cải thiện cho những người tham gia cuộc họp.
Call Quality Monitor
Nếu âm thanh hoặc video của cuộc họp bị gián đoạn hoặc chất lượng kém, bạn có thể kiểm tra nguyên nhân. Ở phía trên cửa sổ cuộc gọi, nhấp vào biểu tượng Thêm hành động (ba chấm). Trong menu mở ra, chọn Tình trạng cuộc gọi (Call Health). Một thanh bên sẽ xuất hiện ở phía bên phải, hiển thị trạng thái kỹ thuật của mạng, âm thanh, video và chia sẻ màn hình.
Để biết chi tiết về cách đọc các thông số tình trạng cuộc gọi, hãy xem trang hỗ trợ của Microsoft về giám sát chất lượng cuộc gọi và cuộc họp trong Teams.
Keyboard Shortcuts for Virtual Hand Raising
Microsoft Teams đã giới thiệu tính năng “giơ tay” (raise hand), cho phép người tham gia cuộc họp báo hiệu rằng họ có câu hỏi hoặc ý kiến mà không làm gián đoạn người đang nói. Năm 2021, Microsoft đã triển khai một phím tắt để thực hiện thao tác này nhanh hơn.
Để giơ hoặc hạ tay và xem những người khác đã giơ tay, chỉ cần nhấn Ctrl + Shift + K trên Windows hoặc ⌘ + Shift + K trên macOS. Đối với người dùng trình đọc màn hình, bạn có thể nghe danh sách những người đã giơ tay bằng cách nhấn Ctrl + Shift + L trên Windows hoặc ⌘ + Shift + L trên macOS. Để khám phá thêm các phím tắt trong Microsoft Teams, vui lòng tham khảo liên kết được cung cấp.
Meeting Recaps
Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn có thể truy cập bản tóm tắt đầy đủ của cuộc họp trong nhóm trò chuyện được tạo tự động. Để xem bản tóm tắt này, hãy làm theo các bước sau:
- Mở ứng dụng Teams và nhấp vào biểu tượng Trò chuyện (Chat) nằm ở thanh bên trái.
- Trong cột thứ hai, tìm tiêu đề của cuộc họp đã hoàn tất và nhấp vào đó.
Trong cửa sổ tóm tắt, bạn sẽ thấy nhiều thông tin từ cuộc họp, bao gồm cuộc trò chuyện trong chat, các ghi chú đã được ghi lại và các tệp đã chia sẻ. Nếu có bản ghi video và phiên âm được tạo trong cuộc họp, chúng cũng sẽ có sẵn trong cửa sổ này.
Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, một báo cáo điểm danh sẽ được bao gồm trong phần tóm tắt. Bạn có thể tải báo cáo này về dưới dạng tệp .csv để tham khảo và phân tích thêm.
