Bienvenue dans une exploration approfondie des 10 meilleures nouvelles fonctionnalités des réunions Microsoft Teams ! Alors que la collaboration à distance devient de plus en plus courante dans le paysage numérique actuel, Microsoft Teams continue d’évoluer et d’introduire des outils innovants pour améliorer nos visioconférences. Que vous soyez un utilisateur expérimenté de Teams ou que vous débutiez, cet article vous emmènera à la découverte des dernières fonctionnalités qui révolutionneront vos réunions virtuelles.
Dans ce monde en constante évolution, une communication efficace et une collaboration fluide sont essentielles. Microsoft Teams comprend ce besoin et a introduit une gamme de fonctionnalités de pointe pour faciliter des réunions engageantes et productives. Des salles de sous-groupes permettant des discussions ciblées aux capacités améliorées du tableau blanc pour une collaboration en temps réel, ces fonctionnalités sont conçues pour permettre aux équipes de travailler ensemble sans effort.
Breakout Rooms
Les salles de sous-groupes (Breakout rooms) dans Microsoft Teams sont des mini-salles de réunion associées à une réunion principale. Elles disposent des mêmes fonctionnalités que les réunions classiques, notamment les flux audio et vidéo des participants, le chat et le partage d’écran. Les salles de sous-groupes permettent à des équipes plus petites d’avoir des discussions séparées ou de collaborer en privé. Les organisateurs de réunion ou les présentateurs disposant des droits de gestion des salles de sous-groupes peuvent configurer ces salles pendant une réunion en cliquant sur l’icône « Salles de sous-groupes » ou avant la réunion en sélectionnant Salles de sous-groupes > Créer des salles. Les gestionnaires de salles peuvent attribuer des participants, renommer les salles, définir des limites de temps et effectuer d’autres tâches de gestion. Il est également possible de configurer les salles avant la réunion en sélectionnant Salles de sous-groupes > Créer des salles dans l’invitation à la réunion.
Les salles de sous-groupes permettent des discussions en petits groupes, distinctes des réunions Teams plus larges.
Improved Whiteboard
Pour lancer l’application Whiteboard pendant une réunion, cliquez sur l’icône Partager le contenu (flèche vers le haut) en haut à droite de la fenêtre de réunion et sélectionnez Microsoft Whiteboard.
Pour ajouter l’application Whiteboard à un canal Teams, ouvrez le canal et cliquez sur l’icône + en haut. Dans le volet « Ajouter un onglet », cliquez sur l’icône Whiteboard, saisissez un nom pour le tableau blanc, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour ajouter un tableau blanc à une conversation, ouvrez la fenêtre de chat. Si Whiteboard est déjà affiché comme onglet, cliquez dessus pour lancer l’application. S’il n’est pas affiché, cliquez sur l’icône + et suivez les mêmes étapes que pour l’ajout d’un tableau blanc à un canal.
Microsoft Whiteboard dispose désormais d’une interface entièrement repensée et de nouvelles fonctionnalités.
Spotlighting People
Les organisateurs et présentateurs de réunions dans Microsoft Teams peuvent mettre en avant (spotlight) certains participants afin de les mettre en évidence pendant la réunion. Lorsqu’une personne est mise en avant, son flux vidéo est affiché de manière proéminente pour tous les participants, en étant épinglé dans une position visible sur l’écran. Il est possible de mettre en avant jusqu’à sept personnes en même temps.
Pour mettre quelqu’un en avant, faites un clic droit sur sa vidéo ou sur la vôtre et sélectionnez Mettre en avant dans le menu. Vous pouvez également cliquer sur l’icône Afficher les participants, puis faire un clic droit sur le nom d’une personne pour sélectionner Mettre en avant.
Pour retirer quelqu’un de la mise en avant, faites un clic droit sur sa vidéo et sélectionnez Arrêter la mise en avant. Vous pouvez aussi arrêter la mise en avant de tout le monde depuis la liste des participants.
Veuillez noter que la fonctionnalité Mettre en avant n’est pas disponible en mode « Grande galerie » ou « Ensemble ». De plus, si la réunion est enregistrée, la vidéo mise en avant n’apparaîtra pas comme telle dans l’enregistrement final.
Vous pouvez mettre en avant certains participants pour tous les membres de la réunion.
Live Transcription
Les transcriptions en direct peuvent aider les personnes malentendantes ou celles qui ne maîtrisent pas complètement la langue parlée pendant la réunion. Toute personne arrivant en retard ou momentanément distraite peut rapidement se remettre à jour en faisant défiler la barre latérale de transcription. La transcription complète est disponible après la réunion pour les invités absents ou les participants souhaitant revoir ce qui a été dit.
Teams propose des transcriptions textuelles des réunions enregistrées et des sous-titres générés par l’IA. La fonctionnalité de transcription en direct combine ces capacités et fournit une barre latérale affichant tout ce qui est dit pendant la réunion, avec attribution des intervenants. Pour démarrer la transcription en direct, cliquez sur l’icône Autres actions en haut à droite de la fenêtre de réunion et sélectionnez Démarrer la transcription.
Autrement, si vous enregistrez une réunion (cliquez sur l’icône Autres actions et sélectionnez Démarrer l’enregistrement), la transcription en direct est automatiquement activée en même temps. Les participants verront une notification indiquant que la réunion est enregistrée et transcrite.
Teams prend actuellement en charge la transcription en direct dans 28 langues. Si tout le monde parle une langue autre que l’anglais, vous pouvez changer la langue transcrite pour celle utilisée. Cliquez sur l’icône à trois points en haut de la barre latérale de transcription, sélectionnez Changer la langue parlée, choisissez une autre langue et cliquez sur Confirmer.
Après la réunion, la transcription sera disponible en téléchargement dans l’événement de calendrier de la réunion.
Une transcription en direct aide les participants à suivre tout ce qui a été dit pendant la réunion.
PowerPoint Grid View and More
Vous pouvez désormais présenter des diapositives spécifiques d’un document PowerPoint lors des réunions Microsoft Teams sans avoir à les faire défiler toutes. Il suffit de cliquer sur l’icône Partager le contenu en haut à droite de la fenêtre de réunion, de sélectionner PowerPoint Live, puis de choisir le document PowerPoint souhaité depuis OneDrive ou votre ordinateur.
Une fois le document chargé, la diapositive actuellement présentée s’affiche en grand sur votre écran, accompagnée d’une bande de vignettes pour une navigation facile. En cliquant sur une vignette, vous accédez instantanément à la diapositive correspondante.
De plus, une icône Vue Grille se trouve sous la diapositive présentée. En cliquant dessus ou en appuyant sur la touche G, les vignettes des diapositives s’organisent en grille. Vous pouvez cliquer sur n’importe quelle vignette pour la présenter aux participants.
Les participants qui regardent la présentation PowerPoint Live peuvent également accéder à l’icône Vue Grille pour passer à n’importe quelle diapositive, puis cliquer sur l’icône Synchroniser avec le présentateur pour revenir à la diapositive en cours.
Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de mettre en pause un diaporama PowerPoint et de reprendre là où vous vous êtes arrêté, dans la même réunion. Cela est particulièrement utile pour découper de longues présentations avec différents présentateurs ou activités.
Presenter Mode
Cette fonctionnalité vous permet de combiner facilement votre flux vidéo avec le document ou l’image que vous partagez pendant une réunion, de trois manières différentes :
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- Standout : Ce mode supprime l’arrière-plan derrière vous et le remplace par le contenu que vous présentez, créant une expérience visuelle centrée.
- Reporter : Dans ce mode, le contenu apparaît au-dessus de votre épaule droite, rappelant la disposition souvent utilisée dans les journaux télévisés avec un présentateur à l’écran.
- Côte à côte : Ce mode affiche votre flux vidéo et le contenu que vous présentez côte à côte.
Pour utiliser le mode Présentateur dans Microsoft Teams, suivez ces étapes :
- Cliquez sur l’icône Partager le contenu (flèche vers le haut) située en haut à droite de la fenêtre de réunion.
- Dans le panneau qui s’ouvre, sous la section Mode Présentateur en haut, sélectionnez l’icône représentant le mode souhaité.
- Pour commencer votre présentation, choisissez un élément à partager parmi les options Écran ou Fenêtre dans le panneau.
Veuillez noter que le mode Présentateur ne prend actuellement pas en charge les présentations PowerPoint, mais Microsoft a indiqué que cette fonctionnalité sera ajoutée ultérieurement.
Content From Camera
Utilisez la fonctionnalité « Contenu depuis la caméra » pour améliorer la visibilité des objets dans votre pièce, tels que les tableaux blancs, les livres ou les documents papier, pendant les réunions Microsoft Teams. Cette fonctionnalité inclut un effet spécial qui rend légèrement transparent votre corps, votre bras ou votre main lorsqu’ils se trouvent devant l’objet ou le document.
Voici comment utiliser la fonctionnalité « Contenu depuis la caméra » :
- Cliquez sur l’icône Partager le contenu (flèche vers le haut) située en haut à droite de la fenêtre de réunion.
- Dans le panneau qui apparaît, sélectionnez Contenu depuis la caméra.
- Choisissez parmi les options : Tableau blanc, Document ou Vidéo (pour présenter une démonstration en direct ou un produit).
- Dans la fenêtre d’aperçu, suivez les instructions pour orienter la caméra de votre appareil ou une caméra externe connectée vers le tableau blanc ou le document.
- Une fois le tableau blanc ou le document mis au point, cette fonctionnalité améliorera la clarté du texte et des images.
- Cliquez sur le bouton Partager pour présenter le contenu amélioré aux participants de votre réunion.
Call Quality Monitor
Si l’audio ou la vidéo de votre réunion est instable ou de mauvaise qualité, vous pouvez vérifier la cause. En haut de la fenêtre d’appel, cliquez sur l’icône Autres actions (trois points). Dans le menu qui s’ouvre, cliquez sur État de l’appel (Call Health). Une barre latérale apparaîtra à droite, affichant l’état technique de votre réseau, de l’audio, de la vidéo et du partage d’écran. Pour plus de détails sur la lecture des statistiques de qualité d’appel, consultez la page d’assistance Microsoft sur la surveillance de la qualité des appels et des réunions dans Teams.
Keyboard Shortcuts for Virtual Hand Raising
Microsoft Teams a introduit la fonctionnalité « lever la main », permettant aux participants d’indiquer qu’ils ont une question ou un commentaire sans interrompre l’intervenant en cours. En 2021, Microsoft a mis en place un raccourci clavier pour accélérer ce processus.
Pour lever ou baisser la main et voir les autres participants qui l’ont levée, il suffit d’appuyer sur Ctrl+Maj+K sous Windows ou ⌘+Maj+K sous macOS. Pour les personnes utilisant des lecteurs d’écran, vous pouvez faire lire la liste des participants ayant levé la main en cliquant sur Ctrl+Maj+L sous Windows ou ⌘+Maj+L sous macOS. Pour découvrir d’autres raccourcis clavier pour Microsoft Teams, veuillez consulter le lien fourni.
Meeting Recaps
Une fois la réunion terminée, vous pouvez accéder à un récapitulatif complet de la réunion dans le groupe de discussion généré automatiquement. Pour consulter ce récapitulatif, suivez ces étapes :
- Ouvrez l’application Teams et cliquez sur l’icône Discussion située dans la barre latérale gauche.
- Dans la deuxième colonne, repérez le titre de la réunion terminée et cliquez dessus.
Dans la fenêtre de récapitulatif, vous trouverez divers éléments de la réunion, notamment la conversation du chat, les notes prises et les fichiers partagés. Si un enregistrement vidéo et une transcription ont été créés pendant la réunion, ils seront également accessibles depuis cette fenêtre.
Si vous êtes l’organisateur de la réunion, un rapport de présence sera inclus dans le récapitulatif. Vous pouvez télécharger ce rapport au format .csv pour référence et analyse ultérieures.
